在新形勢(shì)下，如何用最低的成本、最快的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)擴(kuò)張戰(zhàn)略與轉(zhuǎn)型，是擺在眾多國(guó)際貨代企業(yè)面前的嚴(yán)峻問(wèn)題。目前我國(guó)國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)已有不少擁有一定網(wǎng)絡(luò)或正在組建自己的網(wǎng)絡(luò)，但絕大多數(shù)內(nèi)部信息化建設(shè)非常落后，缺乏對(duì)網(wǎng)絡(luò)有效的管理，缺乏對(duì)內(nèi)部操作規(guī)范控制，也不能為客戶提供基本的信息化服務(wù)，這就根本制約了企業(yè)的發(fā)展和轉(zhuǎn)型。因此，從目前來(lái)看，加快建設(shè)企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)，應(yīng)該是國(guó)際貨代企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要戰(zhàn)略決策。而一個(gè)完整的信息交換系統(tǒng)包括很多部分，但其中的核心是業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，所以我們下面重點(diǎn)討論一下，什么樣的業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)最適合國(guó)際貨代企業(yè)發(fā)展需要。應(yīng)該說(shuō)，合適的管理系統(tǒng)，必須具備這樣幾個(gè)條件:
　　一、清晰的管理流程：
　　管理流程是企業(yè)為了規(guī)范管理業(yè)務(wù)作業(yè)而制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的操作流程。目前大部分中小型貨運(yùn)代理企業(yè)大部分采用的是一人一票負(fù)責(zé)到底的業(yè)務(wù)管理機(jī)制。
　　這種操作流程的主要特點(diǎn)是，一個(gè)業(yè)務(wù)人員從市場(chǎng)開(kāi)拓，到完成業(yè)務(wù)操作全程負(fù)責(zé)到底。其最大的好處是業(yè)務(wù)關(guān)系簡(jiǎn)單，業(yè)務(wù)人員各自獨(dú)立，可以根據(jù)完整的業(yè)務(wù)流程完成情況和實(shí)際利潤(rùn)情況，對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行管理和考核。但采用這種方式由于業(yè)務(wù)人員需要完成從攬貨到訂艙、報(bào)關(guān)等全部環(huán)節(jié)、造成工作不專(zhuān)業(yè)，各環(huán)節(jié)沒(méi)有科學(xué)合理的分工，操作不標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)內(nèi)工作效率比較低，對(duì)外形象、標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)都不統(tǒng)一，而且由于業(yè)務(wù)人員掌握業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)，容易造成流動(dòng)性大等問(wèn)題。
　　這種業(yè)務(wù)流程模式也被稱(chēng)為個(gè)體戶聯(lián)合的管理模式，適應(yīng)于中小型的貨運(yùn)公司中。比較規(guī)范的大中型的國(guó)際貨運(yùn)公司的管理流程一般采用的流程化垂直分工的辦法。
　　這種管理流程是將國(guó)際貨運(yùn)業(yè)務(wù)按照各個(gè)環(huán)節(jié)性質(zhì)的不同采取不同的崗位，專(zhuān)人負(fù)責(zé)的辦法來(lái)進(jìn)行管理和監(jiān)控的，比如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)人員只管市場(chǎng)，操作人員只管訂艙、單證處理，報(bào)關(guān)人員只管報(bào)關(guān)，費(fèi)用處理人員只管費(fèi)用，商務(wù)人員只管代理、合約等，這樣公司部門(mén)劃分明確，分工明確，操作專(zhuān)業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，在規(guī)模比較大的公司是必須采取的工作流程。
　　好的國(guó)際貨運(yùn)管理軟件系統(tǒng)，必須能夠支持企業(yè)按照規(guī)范流程進(jìn)行管理和業(yè)務(wù)處理，而且企業(yè)能夠通過(guò)該系統(tǒng)的應(yīng)用加強(qiáng)這種科學(xué)管理，促進(jìn)管理水平和效率的提高，而目前國(guó)內(nèi)絕大部分國(guó)際貨運(yùn)管理軟件僅僅停留在單據(jù)打印和簡(jiǎn)單的費(fèi)用錄入、收付統(tǒng)計(jì)。這些軟件系統(tǒng)不可能對(duì)公司管理流程進(jìn)行清晰的定義，根本談不上按照科學(xué)的流程協(xié)助企業(yè)加強(qiáng)管理，這樣的軟件系統(tǒng)當(dāng)然也不可能使國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)高速發(fā)展。
　　二、跨地域的管理能力：
　　國(guó)際貨運(yùn)企業(yè)在跨地域擴(kuò)張的過(guò)程中面臨的最大問(wèn)題就是信息的共享和管理過(guò)程的監(jiān)督控制，如果這兩點(diǎn)做不好，一方面會(huì)使企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本上升，而且快速擴(kuò)張失控會(huì)導(dǎo)致災(zāi)難性的后果。所以好的信息系統(tǒng)能夠解決以下兩方面的問(wèn)題:
　　首先是跨地域的集團(tuán)化管理。好的信息系統(tǒng)必須支持總公司作為信息中心來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)集中和數(shù)據(jù)分析，以支持總公司成為商務(wù)處理中心，決策分析中心。實(shí)現(xiàn)監(jiān)控管理中心的職能，以保證企業(yè)的高速擴(kuò)張?jiān)诳梢钥刂频姆秶�之�?nèi)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)模經(jīng)營(yíng)和集團(tuán)化采購(gòu)。
　　其次是跨地域的數(shù)據(jù)交換。好的信息系統(tǒng)必須支持全網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的數(shù)據(jù)交換和信息共享，以便確保在系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享，以達(dá)到降低業(yè)務(wù)處理成本和提高效率的目的，如果達(dá)不到這一點(diǎn)，高速擴(kuò)張就同樣無(wú)法實(shí)現(xiàn)。
　　要實(shí)現(xiàn)以上兩點(diǎn)，需要解決兩方面的問(wèn)題，一是數(shù)據(jù)的集中與分發(fā)技術(shù); 二是系統(tǒng)內(nèi)部必須按照貨運(yùn)企業(yè)的運(yùn)行特點(diǎn)建立數(shù)據(jù)管理、共享規(guī)則和機(jī)制。
　　集中與分發(fā)技術(shù)問(wèn)題應(yīng)該是比較容易解決的，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)為數(shù)據(jù)傳輸提供了很多的傳輸方式，如EDI技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)同步技術(shù)、如郵件打包傳輸、WEB數(shù)據(jù)集中等。國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)要根據(jù)自身的行業(yè)特點(diǎn)選擇合適的數(shù)據(jù)傳送技術(shù)方式，就目前的國(guó)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來(lái)說(shuō)選擇數(shù)據(jù)庫(kù)同步傳輸是比較合適的，因?yàn)檫@種技術(shù)成本低，完全自動(dòng)完成數(shù)據(jù)的分發(fā)和收集，而且數(shù)據(jù)傳輸也非常及時(shí)。當(dāng)前出現(xiàn)了以Web方式B/S結(jié)構(gòu)來(lái)構(gòu)建跨地域的管理信息。但這種B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)對(duì)一些業(yè)務(wù)量大，操作處理頻率高的公司來(lái)說(shuō)，這種方式很難實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作、方便處理的目的，而且復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)分析的功能也很難實(shí)現(xiàn)。
　　三、電子商務(wù)服務(wù)能力
　　高速的跨地域擴(kuò)張要求企業(yè)具有為客戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)的能力，應(yīng)該有一套良好的電子商務(wù)平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)，客戶可以查詢(xún)它的所有貨運(yùn)信息，實(shí)現(xiàn)客戶貨物跟蹤、費(fèi)用跟蹤、單據(jù)跟蹤。同時(shí)商務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶零距離的業(yè)務(wù)咨詢(xún)、尋價(jià)、網(wǎng)上業(yè)務(wù)委托等。公司內(nèi)部人員可以通過(guò)商務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程公司管理和遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)查詢(xún)和業(yè)務(wù)交接等。另外，國(guó)外代理或收貨人也通過(guò)平臺(tái)來(lái)完成業(yè)務(wù)處理。通過(guò)現(xiàn)代Internet技術(shù)實(shí)現(xiàn)總公司、分支機(jī)構(gòu)、客戶、代理等的無(wú)縫連接。
　　四、未來(lái)的延伸能力
　　前面我們已經(jīng)說(shuō)過(guò)，國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)的轉(zhuǎn)型必然導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)越來(lái)越大，服務(wù)能力和業(yè)務(wù)范圍越來(lái)越寬。這樣，企業(yè)在選擇信息系統(tǒng)時(shí)就必須考慮公司未來(lái)的發(fā)展問(wèn)題。
　　一個(gè)好的國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)管理信息系統(tǒng)，應(yīng)該能夠從簡(jiǎn)單的進(jìn)出口貨運(yùn)代理管理，延伸到其他各種物流環(huán)節(jié)的操作。這就要求信息系統(tǒng)具有延展能力，或者說(shuō)這個(gè)軟件服務(wù)商未來(lái)能夠提供這種擴(kuò)展，如果自身的軟件系統(tǒng)或提供信息系統(tǒng)的軟件供應(yīng)商不能做到這一點(diǎn)，這個(gè)系統(tǒng)遲早會(huì)滯后于企業(yè)發(fā)展而淘汰出局，最終的結(jié)果是所有的前期信息建設(shè)投資宣告失敗。
　　當(dāng)務(wù)之急是建立一個(gè)適合自己公司業(yè)務(wù)操作和快速發(fā)展模式的信息系統(tǒng)。當(dāng)然，任何一個(gè)企業(yè)需要引進(jìn)一個(gè)適合的信息系統(tǒng)不是易事，因?yàn)檫@個(gè)信息系統(tǒng)對(duì)內(nèi)必須涵蓋企業(yè)的運(yùn)作模式，企業(yè)的業(yè)務(wù)處理流程，企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)操作模式，企業(yè)的管理理念以及深層的企業(yè)文化，而且信息系統(tǒng)的組建是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，投資也不低。所以，企業(yè)在引進(jìn)信息系統(tǒng)時(shí)一定要選擇專(zhuān)業(yè)的，有拓展性的信息系統(tǒng)軟件，而且要有逐步融合、逐步改進(jìn)和逐步完善的過(guò)程準(zhǔn)備。一旦一個(gè)信息系統(tǒng)在企業(yè)中進(jìn)行了良好的運(yùn)作，不僅讓企業(yè)在管理和服務(wù)上一個(gè)大大的臺(tái)階，而且更能加速企業(yè)的發(fā)展壯大，只有這樣貨代企業(yè)才能在激烈競(jìng)爭(zhēng)的貨運(yùn)運(yùn)輸市場(chǎng)中立于不敗之地。育路職業(yè)  

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