貨代操作各崗位職責(zé)與操作流程
　　為規(guī)范貨代部日常工作，明確各崗位職責(zé)，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)調(diào)配合，特制定本規(guī)范。
　　第一部分，風(fēng)范自律
　　第一、遵規(guī)守紀(jì)，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)制度規(guī)范要求做個(gè)合格的百瑞特人
　　第二、細(xì)致耐心，認(rèn)真對(duì)待每件事情盡職盡責(zé)做好本職工作
　　第三、熱心誠(chéng)摯，持續(xù)為客戶提供專業(yè)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)
　　第四、誠(chéng)懇好學(xué)，不斷提升自身服務(wù)能力和綜合素質(zhì)
　　第五、快捷高效，及時(shí)準(zhǔn)確有效地服從執(zhí)行上級(jí)指令
　　第六、忠誠(chéng)奉獻(xiàn)，積極努力為團(tuán)隊(duì)進(jìn)步發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策
　　第七、團(tuán)結(jié)互助，胸懷寬容博愛(ài)的團(tuán)隊(duì)共建精神
　　第二部分，崗位職責(zé)
　　依據(jù)工作需要和工作環(huán)節(jié)在貨代部?jī)?nèi)設(shè)立有經(jīng)理、部門主管、操作、調(diào)度、文件、客服和銷售等崗位，各崗位相輔相成構(gòu)成貨代部完整的運(yùn)作機(jī)制。
　　第一、職位與職權(quán)
　　部門經(jīng)理：1、管理團(tuán)隊(duì)的組建、管理和提升
　　2、配合公司戰(zhàn)略發(fā)展，籌劃、推進(jìn)和評(píng)估本部的長(zhǎng)短期目標(biāo)
　　3、各部門總體運(yùn)作的計(jì)劃、協(xié)調(diào)、推進(jìn)和評(píng)估
　　部門主管：1、部門團(tuán)隊(duì)的組建、管理和提升
　　2、各部門日常運(yùn)作的協(xié)調(diào)、推進(jìn)和評(píng)估
　　3、報(bào)價(jià)對(duì)內(nèi)與對(duì)外的更新、發(fā)布和核批
　　4、業(yè)務(wù)的受理、指派和跟蹤
　　5、市場(chǎng)目標(biāo)的制定、推進(jìn)和評(píng)估
　　操作：1、業(yè)務(wù)的審核、運(yùn)作和跟蹤
　　2、費(fèi)收的核實(shí)、確認(rèn)和輸入
　　3、業(yè)務(wù)的完結(jié)、統(tǒng)計(jì)和分析
　　調(diào)度：1、門點(diǎn)服務(wù)/倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)的受理、協(xié)調(diào)和安排
　　2、門點(diǎn)服務(wù)/倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)的跟蹤、反饋和完結(jié)
　　3、月度統(tǒng)計(jì)、分析與評(píng)估
　　文件：1、提單的確認(rèn)、核對(duì)和簽發(fā)
　　2、操作的日常事務(wù)助理
　　3、月度統(tǒng)計(jì)和分析
　　客服: 1、業(yè)務(wù)的受理、指派和跟蹤
　　2、報(bào)價(jià)的對(duì)外發(fā)布、跟蹤和核實(shí)
　　3、客戶日常操作維護(hù)
　　銷售：1、業(yè)務(wù)的報(bào)價(jià)、攬取和跟蹤
　　2、報(bào)價(jià)的對(duì)外發(fā)布、跟蹤和核實(shí)
　　3、客戶日常銷售維護(hù)
　　第二、職權(quán)與職責(zé)
　　1、經(jīng)理管理
　　部門經(jīng)理和主管對(duì)部門內(nèi)日常事務(wù)和人員具有指派工作、協(xié)調(diào)次序、管理決策
　　的權(quán)力和義務(wù)。
　　2、權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)
　　部門內(nèi)所有人員應(yīng)依據(jù)各自所在職位的職權(quán)配置，積極主動(dòng)盡職盡責(zé)地完成日常本職工作。
　　3、能動(dòng)互助
　　部門內(nèi)所有人員應(yīng)重視自我促進(jìn)業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，積極主動(dòng)協(xié)助關(guān)聯(lián)職位成員完成日常本職工作。
　　第三、個(gè)人與團(tuán)隊(duì)
　　1、對(duì)任何事件，各成員應(yīng)首先積極努力地盡己之所能處理。
　　2、對(duì)超越自身處理能力或不能清晰判斷處理結(jié)果的要求或者事件，需立即請(qǐng)示上一級(jí)職權(quán)直至部門經(jīng)理要求協(xié)助，并依據(jù)上一級(jí)和或者部門經(jīng)理的指令或者指導(dǎo)及時(shí)處理并反饋、總結(jié)。
　　3、各職員日常應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)積累有利于促進(jìn)改善本職工作的知識(shí)和資源，提升團(tuán)隊(duì)實(shí)力和個(gè)人素質(zhì)
　　4、各職員應(yīng)積極協(xié)助和指導(dǎo)有需要的部門成員。
　　5、待物客觀公正，就事寬容耐心。
　　第三部分，操作流程
　　根據(jù)貨代部的工作特征，日常工作中劃分為以下“接單、訂艙、拖車/內(nèi)裝、報(bào)關(guān)、文件、費(fèi)收和其他”各環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相輔相成。
　　本流程即是各崗位的工作指導(dǎo)，也作為主管評(píng)判各崗位工作達(dá)標(biāo)與否的標(biāo)準(zhǔn)。
　　一、接單部分
　　接單工作原則上應(yīng)該成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節(jié)，一般要求接單必須快捷、
　　高效，在第一時(shí)間內(nèi)用最短時(shí)間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。
　　接單人員一般要求自接到委托書后15分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認(rèn)。
　　(注)對(duì)于部分無(wú)法短時(shí)間內(nèi)確認(rèn)的信息，依然必須及時(shí)安排并予以跟蹤，如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉(zhuǎn)后跟進(jìn)處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。
　　1、審核客戶委托內(nèi)容和確認(rèn)客戶服務(wù)要求(客服或者接單員)
　　(1)接單人員必須預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容。
　　客戶發(fā)來(lái)的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：
　　托運(yùn)人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運(yùn)港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型柜量、
　　運(yùn)價(jià)條款與運(yùn)價(jià)、托運(yùn)人的簽字或蓋章等。
　　(2)接單人員必須預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要求。(客服或者接單員)
　　普通服務(wù)要求一般包括是否需要：到/預(yù)付訂艙、拖車/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)等。
　　到/預(yù)付訂艙確認(rèn)即對(duì)(1)內(nèi)容的確認(rèn);
　　對(duì)于拖車/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)的服務(wù)要求，必須同時(shí)確認(rèn)貨物和單證備齊時(shí)間、服務(wù)要求時(shí)間等，注明在客戶訂艙單上。
　　特殊服務(wù)要求一般包括是否需要：普通服務(wù)外其他的附加服務(wù)。
　　對(duì)于特殊服務(wù)要求，必須得到部門主管和/或者其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排
　　2、運(yùn)價(jià)核對(duì)、確認(rèn)(客服或者接單員)
　　客服人員收到訂艙單后，必須對(duì)運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行確認(rèn)。
　　(1) 對(duì)來(lái)自銷售部的業(yè)務(wù)，須與銷售員核對(duì)運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用是否正確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙。
　　(注) 特殊情況可先口頭與銷售員確認(rèn), 待銷售員返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn)
　　(2) 對(duì)于公司業(yè)務(wù)，須與市場(chǎng)相關(guān)人員或航線主管人員及時(shí)確認(rèn)后再安排訂艙。
　　3、艙位確認(rèn)(客服或者接單員)
　　根據(jù)客戶委托，確認(rèn)反饋符合要求的艙位。
　　二、訂艙部分
　　一般要求預(yù)定開(kāi)航日7天前必須安排訂艙，對(duì)可以提前接受委托的船公司應(yīng)爭(zhēng)取頭批訂艙，旺季時(shí)候根據(jù)市場(chǎng)情況適當(dāng)提前;
　　一般要求在預(yù)定開(kāi)航日5工作日前完成訂艙，對(duì)于該時(shí)間限制以內(nèi)的業(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個(gè)工作日內(nèi)完成訂艙。
　　1、新建委托 (訂艙操作員)
　　訂艙操作員必須及時(shí)在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號(hào)、新建業(yè)務(wù)檔案，輸入業(yè)務(wù)有
　　關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于此：業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收通信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次(如可能)、開(kāi)航日期、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理(如需要)等。
　　2、訂艙過(guò)程(訂艙操作員)
　　訂艙過(guò)程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號(hào)或提單號(hào)確認(rèn)、預(yù)配和報(bào)關(guān)艙單發(fā)送確認(rèn)、中轉(zhuǎn)港代碼確認(rèn)和場(chǎng)站收據(jù)制作等，任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。
　　訂艙完畢后，應(yīng)及時(shí)將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時(shí)應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號(hào)或者海單號(hào)、船名航次、開(kāi)船日期、箱型箱量以及運(yùn)費(fèi)/運(yùn)輸條款等內(nèi)容的核對(duì)。
　　3、艙位通知 (訂艙操作員)
　　無(wú)論是否需要我司代為提供當(dāng)?shù)馗黜?xiàng)服務(wù)的業(yè)務(wù)，訂艙確認(rèn)單或者配船通知單等都必須第一時(shí)間通知客戶，確保上面的訂艙號(hào)與船名航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆。
　　如有問(wèn)題，積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問(wèn)題。
　　三、拖車/內(nèi)裝(調(diào)度)
　　客戶委托的拖車、內(nèi)裝和/或者報(bào)關(guān)等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和
　　市場(chǎng)環(huán)境等情況予以預(yù)先審核，對(duì)于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險(xiǎn)。
　　1、拖車安排
　　(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排
　　(2) 根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時(shí)間時(shí)間;如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)
　　(3) 安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務(wù)時(shí)間要求，提前2工作日與客戶再次聯(lián)系確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn)
　　(4) 同客戶確認(rèn)時(shí)間要求后，在同一工作日及時(shí)把信息通知拖車行進(jìn)行服務(wù)要求
　　預(yù)約
　　(5) 向拖車行委托時(shí)間，一般最遲必須在提供拖車服務(wù)時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排(包括拖車行是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)已經(jīng)空箱狀況確認(rèn));
　　對(duì)于特種箱業(yè)務(wù)，必須同船公司確認(rèn)空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時(shí)間。
　　(6) 安排拖車時(shí)，需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等)、裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費(fèi)用等
　　(7) 必要情況下，應(yīng)要求拖車行提供司機(jī)姓名，手機(jī)號(hào)碼、柜號(hào)，并報(bào)給工廠
　　(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港
　　(9) 其他注意事項(xiàng)
　　在船公司的免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜進(jìn)場(chǎng)，避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記
　　對(duì)于客戶業(yè)務(wù)退關(guān)，需要確認(rèn)是否發(fā)生安排拖車的前期費(fèi)用。若有發(fā)生預(yù)配打單費(fèi)等，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記
　　2、內(nèi)裝安排
　　(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排
　　(2)根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時(shí)間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)
　　(3) 根據(jù)前期約定的到貨時(shí)間，提前1工作日與客戶再次核實(shí)送貨時(shí)間和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間
　　(4) 向倉(cāng)庫(kù)做內(nèi)裝委托，需向倉(cāng)庫(kù)發(fā)出書面委托。
　　清晰顯示配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等)、裝柜時(shí)間、貨物數(shù)據(jù)(包括件數(shù)、毛重、體積)、 協(xié)議費(fèi)用等
　　(5) 向倉(cāng)庫(kù)委托時(shí)間，一般最遲必須在預(yù)約貨物裝箱時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排(包括倉(cāng)庫(kù)是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)、空箱狀況確認(rèn))
　　(6) 向倉(cāng)庫(kù)委托時(shí)，必要情況下應(yīng)注明提空柜的時(shí)間要求
　　(7) 跟蹤到貨物情況
　　(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港
　　四、報(bào)關(guān)部分(操作員)
　　(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排
　　(2) 根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報(bào)關(guān)時(shí)間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)
　　(3) 最遲在同客戶約定報(bào)關(guān)日期的前一工作日，再次同客戶確認(rèn)報(bào)關(guān)資料的發(fā)送情況
　　(4) 收到報(bào)關(guān)資料后的第一時(shí)間對(duì)報(bào)關(guān)資料進(jìn)行預(yù)審，有問(wèn)題立即處理
　　(5) 在約定的報(bào)關(guān)日期前一工作日下班前，把完整的報(bào)關(guān)資料送報(bào)關(guān)行
　　(6) 對(duì)于報(bào)關(guān)資料，要求復(fù)印留底;對(duì)于重要報(bào)關(guān)資料如核銷單等，必須在做登
　　記
　　(7) 跟蹤反饋報(bào)關(guān)結(jié)果
　　五、文件部分
　　1、提單確認(rèn) (文件員)
　　(1) 提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送
　　提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送要及時(shí)，一般預(yù)定開(kāi)航日2個(gè)工作日前必須發(fā)送
　　(2) 催促提單確認(rèn)件
　　一般預(yù)定開(kāi)航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認(rèn)件育路職業(yè)  

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