2009年跟單員考試輔導(dǎo)之訂單審查實務(wù)
來源：來源于網(wǎng)絡(luò)發(fā)布時間：2009-12-15
一、合同、訂單的形式
在對外貿(mào)易中，跟單員接到的訂單形式?jīng)]有特定的限制，常見的有以下幾種形式：
(一)合同
出口合同根據(jù)草擬人的不同，有銷貨合同(Sales Contract)和購貨合同(Purchase Contract)，前者由賣方草擬，后者由買方草擬。合同內(nèi)容一般包括三部分：合同首部、合同主體和合同尾部。
(二)確認書
確認書(confirmation)是合同的簡化形式，對于異議、索賠、仲裁、不可抗力等一般條款都不會列入，使用第一人稱語氣。根據(jù)草擬方的不同，分別命名為售貨確認書(Sales Confirmation)和購貨確認書(Purchase Confirmation)。這種格式的合同，適用成交金額不大、批次較多的輕工日用品、小土特產(chǎn)品，或已有包銷、代理等長期協(xié)議的交易。
(三)協(xié)議書
“協(xié)議書”或“協(xié)議”在法律上是“合同”的同義詞。除非是“初步協(xié)議”(Preliminary Agreement)或“原則性協(xié)議”(Agreement in General)，且協(xié)議內(nèi)訂明：“本協(xié)議屬初步性質(zhì)，正式合同有待進一步洽商后簽訂”(This agreement is of preliminary nature，a formal contract will be signed after further negotiation)或作出其他類似意義的聲明，以明確該協(xié)議不屬正式有效的合同性質(zhì)。
(四)備忘錄
備忘錄也可作為書面合同的形式之一，但在跟單中較少使用。它在法律上對雙方不具有約束力。
(五)意向書
意向書只是雙方當(dāng)事人為了達成某項協(xié)議所作出的一種意愿的表示(Expression of Intentions)，它不是法律文件，對雙方?jīng)]有約束力。
(六)訂單和委托訂購單
訂單(Order)是指由進口商或?qū)嶋H客戶擬制的貨物訂購單。委托訂購單(Indent)是指由代理商或傭金商擬制的代客購買貨物的訂購單。
二、審查合同、訂單
審查合同(包括合同初稿)的內(nèi)容主要包括貨物的名稱、質(zhì)量、數(shù)量、單價、交貨期限、交貨方式、付款方式及包裝等要求。
(一)審查貨物名稱(Name of Commodity)
跟單員在審查貨物的品名條款時，應(yīng)注意下列事項：
1.內(nèi)容是否明確、具體，避免空泛、籠統(tǒng)的規(guī)定。
2.該貨物是否是企業(yè)能夠供應(yīng)且買方需要的商品，凡做不到或不必要的描述性的詞句都不應(yīng)列人品名條款。
3.是否使用國際上通用的名稱，若使用地方性的名稱，交易雙方是否事先就其含義達成共識。某些新商品的定名及其譯名是否準確、易懂，并符合國際上的習(xí)慣稱呼。
4.是否選用了合適的品名，以便減低關(guān)稅、方便進出口和節(jié)省運費開支。
(二)審查貨物質(zhì)量(Quality)要求
貨物質(zhì)量的表示方法主要有以下幾種：
1.憑規(guī)格。規(guī)格是指用以反映貨物質(zhì)量的若干主要指標，如成分、含量、純度、大小、長短、粗細等。
2.憑等級。等級是指同一類貨物，根據(jù)長期生產(chǎn)和貿(mào)易實踐，按其品質(zhì)差異、重量、成分、外觀或效能等的不同，用文字、數(shù)碼或符號所作的分類。“憑等級買賣”只需說明其級別，即可明確買賣貨物的質(zhì)量。
3.憑標準。標準可分為國家標準、行業(yè)標準、地方標準和企業(yè)標準四種。
4.憑牌號或商標。在國際市場上信譽良好、品質(zhì)穩(wěn)定，并為買方所熟悉的貨物，可憑牌號或商標對外銷售。牌號和商標是區(qū)分和識別貨物質(zhì)量的標志。所以，在憑牌號或商標的買賣中，即使在合同中不具體規(guī)定質(zhì)量和規(guī)格，賣方在交貨時仍必須按該牌號或商標所通常具有的質(zhì)量交付貨物，否則，不僅構(gòu)成違約，而且做壞“牌子”。
5.憑產(chǎn)地名稱。有些商品，特別是農(nóng)副土特產(chǎn)品，例如紹興黃酒、金華火腿、龍口粉絲等，這些貨物冠以產(chǎn)地名稱，與工業(yè)品采用牌號和商標一樣，同樣可起到明確貨物質(zhì)量的作用。賣方憑產(chǎn)地名稱銷售某種農(nóng)副土特產(chǎn)品，就必須交付具有為國內(nèi)外消費者所周知的特定質(zhì)量的產(chǎn)品，否則，買方可拒收貨物并提出索賠。
例：
以下哪種商品最適合憑產(chǎn)地名稱來表示商品品質(zhì)( )
A、土特產(chǎn) B、電腦
C、紡織品 D、大型機械
答案：A
6.憑說明書和圖樣。有些商品，如機械、電器、儀表等，由于結(jié)構(gòu)復(fù)雜，型號繁多，性能各異，難以用幾項指標來表示其品質(zhì)，也不能用簡短的文字說明其使用方法。在銷售這類商品時，就需憑說明書和圖樣(Descriptions and illustrations)來表示商品的質(zhì)量。
7.用樣品表示。有些貨物的質(zhì)量難以用文字說明來表示，如部分工藝品、服裝、土特產(chǎn)品、輕工產(chǎn)品等，則可用樣品表示。這種做法又稱“憑樣買賣”或“憑樣銷售”(Sale by Sample)，憑樣買賣有憑賣方樣品買賣和憑買方樣品買賣兩種。
(三)審查貨物數(shù)量(Quantity)
跟單員應(yīng)審查合同中所規(guī)定的貨物的數(shù)量是否可以及時籌集到，其計量單位、重量以及約數(shù)有何規(guī)定。
1.審查計量單位
在國際貿(mào)易中，通常采用的計量單位有下列幾種：
(1)重量(Weight)如克、千克、盎司、磅、公噸、長噸、短噸等;
(2)個數(shù)(Numbers)：如只、件、套、打、羅、令等;
(3)長度(Length)：如米、碼等;
(4)面積(Area)：如平方米、平方碼等;
(5)體積(Capacity)：如立方米、立方碼等;
(6)容積(Volume)：如升、加侖、蒲式耳等。
2.審查重量的計算
有以下兩種：
(1)按毛重計算。即“以毛作凈”(Gross for Net)或“以毛作凈價”(Gross for Net Price)。
(2)按凈重計算。此外，個別商品有按公量(conditioned’Weight)和理論重量(Theoretical Weight)計算的。
3.審查約數(shù)
在合同數(shù)量前加“約”字，也可使具體交貨數(shù)量作適當(dāng)機動，即可多交或少交一定百分比的數(shù)量。但國際上對“約”字的含義解釋不一，有的解釋為2.5%，有的則為5%�！陡鷨涡庞米C統(tǒng)一慣例》(國際商會第500號出版物)則規(guī)定：信用證上如規(guī)定“約”字，應(yīng)解釋為允許有不超過10%的增減幅度。鑒于“約”數(shù)在國際上解釋不一，為防止糾紛，使用時雙方應(yīng)先取得一致的理解，并有書面協(xié)議。
(四)審查貨物價格(Price)
跟單員應(yīng)審查貨物的價格是否過低，是固定價格還是非固定價格，有沒有價格調(diào)整條款，價格里包不包含傭金與折扣，采用何種幣制，計價單位是什么等。此外，要特別引起跟單員重視的是不同貿(mào)易術(shù)語下的價格構(gòu)成因素是不同的，它們包含著不同的費用。例如FOB術(shù)語中不包括從裝運港至目的港的運費和保險費;CFR術(shù)語則包括從裝運港至目的港的通常運費;CIF術(shù)語中既包括從裝運港至目的港的通常運費，又包括保險費。在對外洽商交易過程中，有時一方按某種貿(mào)易術(shù)語報價時，對方要求改報其他術(shù)語所表示的價格，如一方按FOB報價，對方要求改報CFR或C1F價，這就涉及價格的換算問題。了解貿(mào)易術(shù)語的價格構(gòu)成及其換算方法，是跟單員必須掌握的基本知識和技能。
(五)審查交貨期限(Time 0f Delivery)
跟單員應(yīng)審查交貨期限是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達，交貨期限一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。
目前常用的有以下幾種規(guī)定方法：
1.規(guī)定在某月內(nèi)裝運。例如，一月份裝運(Shipment During Jan)。按此規(guī)定，全部成交貨物可在1月l～31日這一期限內(nèi)的任何一天裝運。
2.規(guī)定在某月月底或以前裝運。例如：6月底或以前裝運(Shipment at or before the end of June)，即自訂立合同之日起，最遲不超過6月30日裝運。
3.規(guī)定在某月某日或以前裝運。例如：7月15日或以前裝運(Shipment on or before July)，即自訂立合同之日起，最遲不超過7月15日裝運。
4.跨月裝運，即規(guī)定在某2個月、3個月或幾個月內(nèi)裝運。例如：1月、2月份裝運或1月、2月、3月份裝運(Shipment during Jan/Feb.Jan./Feb./March shipment)，即指貨物可分別在1月1日至2月28日止或1月1日至3月31日止這一期限內(nèi)的任何一天裝運。
5.在信用證結(jié)算方式下，也可采用規(guī)定在收到信用證后的一定時間內(nèi)裝運。例如：收到信用證后30天內(nèi)裝運(Shipment Within 30days after Receipt of L/C)。由于交貨期是以買方開出信用證為前提，如買方拖延或拒絕開證則賣方仍很被動，因而一般還應(yīng)同時規(guī)定開到信用證的期限。
例如：
買方必須不遲于(某月某日)將信用證開到賣方[The L/C Must reach the Seller not later than...(date)]。
(六)審查付款方式(Payment)
跟單員審查的內(nèi)容主要是看客戶的付款方式是否為企業(yè)可以接受的方式。因為每個企業(yè)都自定其付款條件，規(guī)定有些付款方式企業(yè)不能接受。國際貿(mào)易中的支付方式主要有：信用證結(jié)算方式、匯付、托收。
(七)審查包裝要求(Packing)
商品的包裝一般分為銷售包裝和運輸包裝。在商品的銷售包裝上一般除了印有商品的品名、商標、產(chǎn)地外，也有根據(jù)具體需要或要求印有簡單的規(guī)格、用途或其他一些內(nèi)容，特別是很多商品的銷售包裝上都有計算機容易識別的條形碼標志。
在運輸包裝上，一般都需要刷制一定的包裝標志。包裝的運輸標志按照其用途可刷制運輸標志(Shipping Mark)，指示性、警告性標志(Indicative and Warning Marks)。
運輸標志俗稱嘜頭，慣上一般由三部分內(nèi)容組成，即簡單的幾何圖形，合同編號、商品貨號或者發(fā)貨人/收貨人的代號、目的地或目的港的名稱，箱號或件號。
典型的指示性標志有：小心輕放(Handle with Care)，保持干燥(Keep Dry)、請勿用鉤(Use no Hook);
警告性標志有：爆炸品(Explosive)，有毒品(Poison)，易燃品(Inflammable)。
通常在運輸包裝上除了上述包裝標志外，一般還有磅碼、產(chǎn)地標志。所謂磅碼就是指印制或刷制在運輸包裝上的包件的毛凈重和尺碼。產(chǎn)地標志用made inX××的英文字樣標明(如made in China)，有時包裝標志會應(yīng)客戶的要求作相應(yīng)的調(diào)整。
跟單員應(yīng)審查客戶的包裝要求是否能夠滿足，客戶提供的包裝資料是否齊全，有無明顯的錯誤�？蛻舻陌b資料一般包括內(nèi)包裝、外包裝、標簽、說明書、條碼等。內(nèi)包裝主要有白盒包裝、彩盒包裝、吸塑包裝等;外包裝主要是印刷嘜頭。標簽主要是看客戶規(guī)定哪些地方需貼標簽，印刷要求是什么。
(八)審查交貨方式(Method of Shipment)
交貨方式主要有航空運輸、海洋運輸、鐵路運輸?shù)取?br /> 1.航空運輸。在空運業(yè)務(wù)中，除了采取包機、班機等方式外，隨著國際貿(mào)易的發(fā)展，還產(chǎn)生航空急件業(yè)務(wù)。目前在國際上較為有名的航空急件公司有DHI。、TNT、UPS、EMS等。
2.海洋運輸。海洋運輸又可以分為班輪運輸和租船運輸兩種。
3.鐵路運輸。
三、合同、訂單的生效條件
跟單員審校訂單后，如果沒有發(fā)現(xiàn)任何問題，業(yè)務(wù)員經(jīng)請示領(lǐng)導(dǎo)批準后，跟單員就可按雙方確定的內(nèi)容與客戶辦理訂單相關(guān)手續(xù)，即簽訂合同。
(一)簽署合同、訂單的作用
1.合同成立的證據(jù)。通過口頭談判達成的交易，簽署一份書面合同是必不可少的。
2.合同成立的條件。買賣雙方為達成交易而交換的信件、電報或電傳等，也可構(gòu)成書面合同。但是，在磋商交易時，買賣雙方的一方曾聲明并經(jīng)另一方同意：“合同的成立以雙方簽訂正式書面合同或確認書為準”，那么，即使雙方已對交易條件全部取得一致意見，在正式書面合同或確認書簽訂之前，合同還未成立。在此情況下，正式書面合同或確認書就成為合同成立的不可缺少的條件。
3.合同履行的依據(jù)。買賣雙方不論通過口頭還是書面磋商，在達成交易后將商定的交易條件，全面清楚地一一列明在一個書面文件上，對進一步明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及為合同的正確履行提供依據(jù)，都具有重要意義。
(二)合同成立的時間
《聯(lián)合國國際貨物銷售合同公約》也規(guī)定，接受送達發(fā)盤人時生效，接受生效的時間，實際上就是合同成立的時間，合同一經(jīng)訂立，買賣雙方即存在合同關(guān)系，彼此就應(yīng)受合同的約束。
在實際業(yè)務(wù)中，有時雙方當(dāng)事人在洽商交易時約定，合同成立的時間以簽約時合同上所列明的日期為準，或以收到對方確認合同的日期為準，在這兩種情況下，雙方的合同關(guān)系即在簽訂正式書面合同時成立。此外，我國法律和行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)由國家有關(guān)部門批準的合同，在獲得批準時方成立。
(三)訂單生效條件
根據(jù)各國合同法規(guī)定，一項合同即有法律約束力的合同要成為有效合同，除買賣雙方就交易條件通過發(fā)盤和接受達成協(xié)議外，還需具備下列有效條件：
1.當(dāng)事人必須具備簽訂合同的行為能力。簽訂買賣合同的當(dāng)事人主要有自然人或法人。根據(jù)我國法律規(guī)定，除對未成年人、精神病人簽訂合同的能力加以限制外，對某些合同的簽訂主體還作了一定的限定，例如：規(guī)定只有取得對外貿(mào)易經(jīng)營權(quán)的企業(yè)或其他經(jīng)濟組織，才能簽訂對外貿(mào)易合同;沒有取得對外貿(mào)易經(jīng)營權(quán)的企業(yè)或經(jīng)濟組織，如簽訂對外貿(mào)易合同，必須委托有對外貿(mào)易經(jīng)營權(quán)的企業(yè)代理進行。
2.合同必須有對價或約因。所謂對價(Consideration)，即指當(dāng)事人為了取得合同利益所付出的代價，這是英美法的概念。所謂約因(Cause)，即指當(dāng)事人簽訂合同所追求的直接目的，這是法國法的概念。按照英美法和法國法的規(guī)定，合同只有在有對價或約因時，才是法律上有效的合同，無對價或無約因的合同，是得不到法律保障的。
3.合同的內(nèi)容必須合法。
4.合同必須符合法律規(guī)定的形式。當(dāng)事人約定采用書面形式的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。
5.合同當(dāng)事人的意思表示必須真實。各國法律都認為，合同當(dāng)事人的意思表示必須是真實的，該合同才能成為一項有約束力的合同，否則，這種合同無效或可以撤銷。
(四)電子商務(wù)合同的簽訂
1996年6月14日聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會第29屆年會上通過了《電子商業(yè)示范法》。該示范法允許貿(mào)易雙方通過電子手段傳遞信息、簽訂買賣合同和進行貨物所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓。
我國《合同法》第11條規(guī)定：“合同的書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文(包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件)等可以有形地表現(xiàn)可載內(nèi)容的形式�！�
