2011年跟單員考試綜合輔導(dǎo)沖刺講義（8）
來源：中大網(wǎng)校發(fā)布時間：2011-11-08
為了幫助考生系統(tǒng)的復(fù)習(xí)跟單員考試課程全面的了解跟單員考試的相關(guān)重點，小編特編輯匯總了2011年跟單員考試相關(guān)資料，希望對您參加本次考試有所幫助��！
跟單員的工作界定
1.業(yè)務(wù)跟單：嚴(yán)格說應(yīng)該叫“業(yè)務(wù)跟進”，就是對準(zhǔn)客戶（即對本公司服務(wù)或產(chǎn)品有購買或享用意向的人群）進行跟進，以締結(jié)業(yè)務(wù)合同為目標(biāo)的一系列活動。對外是業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)員的助理。
2.生產(chǎn)跟單：對已接的客戶訂單進行成品出貨送達客戶前的生產(chǎn)進度、貨運報關(guān)跟進，以確保如期出貨搭上運輸器為目標(biāo)。對內(nèi)是業(yè)務(wù)經(jīng)理、生產(chǎn)主管或總經(jīng)理的特別助理。無論是工廠企業(yè)里的跟單員，還是貿(mào)易公司里的跟單員，其基本職責(zé)也都是由這“業(yè)務(wù)跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩大部分構(gòu)成。對于貿(mào)易公司里的跟單員，無非是對工廠運作的介入少一些。
跟單員是一個企業(yè)與市場的接口——是企業(yè)與市場、業(yè)務(wù)員以及客戶之間聯(lián)系的紐帶和橋梁，是一個企業(yè)的窗口和門戶。
跟單員的工作定位
公司有大小，分工有不同。大公司分工細，員工涉及的面往往很窄。小公司“麻雀雖小，五臟俱全”，相關(guān)人員卻能獨擋一面！跟單員也不例外：
在小公司：
跟單員=內(nèi)勤業(yè)務(wù)員（或叫業(yè)務(wù)主管）
+生產(chǎn)計劃員（或叫計劃主管）
+物控員（或叫物控主管）
+采購員（或叫采購主管）
�。ǹ芍^是：一人之下，萬人之上，集“大權(quán)”于一身�。�
在大公司：
跟單員=內(nèi)勤業(yè)務(wù)員
或：跟單員=業(yè)務(wù)部助理
代表業(yè)務(wù)部向生產(chǎn)計劃及制造部門要貨、催貨、跟蹤出貨。
或：跟單員=總經(jīng)理特別助理
或：跟單員=總經(jīng)理室特別助理
代表總經(jīng)理或老板向生產(chǎn)計劃及制造部門要貨、催貨、跟蹤出貨。
一個企業(yè)之存在，一個企業(yè)之生存與發(fā)展，都是以訂單為主線條的，作為訂單的跟進者，跟單員的工作跨越了一個企業(yè)運作體系的每一個環(huán)節(jié)。
隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快，跟單員工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象。
跟單員工作是一項非常“綜合性”和“邊緣性”的學(xué)科：對外要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì)，對內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。
作為一個企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不了解工廠生產(chǎn)環(huán)節(jié)的運作情況，那是難以想象的。
從訂單的生產(chǎn)安排來說，執(zhí)行者是生產(chǎn)部門，跟單員對客戶負責(zé)而追求的交期達成率就幾乎“掌握在”生產(chǎn)部門的手里了。于是，溝通、跟催等能力就特別致使。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。
有些時候，跟單員是業(yè)務(wù)經(jīng)理的助理；有些時候，跟單員是業(yè)務(wù)部門所有業(yè)務(wù)人員的助理；有些時候，跟單員是老板的助理；更多時候，跟單員是客戶的助理。
跟單員工作的管理性：有句話說，如果要想學(xué)管理，最好的方法就是從跟單員開始。毫不夸張的講：“在一個工廠里，相對而言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的，惟跟單員工作是計劃性、管理性的。一個工廠所有的工作都是以客戶和訂單為中心去展開，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當(dāng)然就沒有誰比他更抽象、更有管理性了��！”
跟單員這個崗位是對傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越：它可能掛在業(yè)務(wù)部，也可能掛在總經(jīng)理室或廠長室，但它的工作卻是跨部門的，它似乎要去“指揮”很多部門。于是它不只是對傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時更是對傳統(tǒng)“官本位”組織作風(fēng)的一種超越�？梢圆槐乜鋸埖恼f：自從有了跟單員這個崗位，中國企業(yè)的管理似乎也上了一個新的臺階。
我們所得出的結(jié)論是：跟單員工作是一項很鍛煉人的工作。我們可以這樣對世人講：“要做老板，先做業(yè)務(wù)員；要做總經(jīng)理，先做跟單員。”如果要學(xué)管理，最好的方法就是從跟單員開始。
企業(yè)千變?nèi)f化，企業(yè)管理博大精深，可是，具體工作中的道理，卻是一樣的！
跟單員之工作如以訂單為線索的話，主要工作包括接到客戶訂單后，與客戶商討開出《形式發(fā)票》資料，訂單確認(rèn)后根據(jù)客戶訂貨要求或來樣制作《生產(chǎn)通知單》、《材料耗用表》等分發(fā)給相關(guān)部門，結(jié)合倉庫存量協(xié)助采購訂購物料，生產(chǎn)中跟蹤是否按客戶要求生產(chǎn)，產(chǎn)品生產(chǎn)將要結(jié)束時同船務(wù)公司或貨貸外貿(mào)公司聯(lián)系出貨事宜，工廠出貨。
接單： 客戶落單方式主要有電話（口頭）、傳真、E-mail三種方式。有的公司要求必須有客戶公司蓋章、負責(zé)人簽名的傳真件，出貨前必須收到原件或船頭版。
一旦收到客戶的訂單，首先應(yīng)審單。確認(rèn)產(chǎn)品名稱規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、交貨期、交貨方式、單價條款、付款方式、包裝要求。
產(chǎn)品名稱規(guī)格、數(shù)量的審查： 客戶傳真到廠的訂單很多時候是英文的或只有一些產(chǎn)品代碼，這時要對應(yīng)客戶相關(guān)資料冊，查出產(chǎn)品的中文名稱及規(guī)格。如為客戶從未下過的產(chǎn)品，經(jīng)翻譯描述后確認(rèn)產(chǎn)品名稱，最好登記入對應(yīng)客戶資料冊，以便第二次下單時有資料可查。
單價、金額的審查： 客戶下單時，有時會把單價標(biāo)出，這時，要把工廠單價表拿出，對應(yīng)單價條款，查看客戶單價打印是否有誤，同時復(fù)核金額有沒有錯；如客戶下單時未標(biāo)出單價，就應(yīng)該拿出工廠單價表，查出對應(yīng)單價，計算出金額。如果是新客戶下單，應(yīng)查以前給此客戶的報價。
交貨期的審查： 客戶下單一般有規(guī)格，有具體交貨期的要求，但是有時也未規(guī)定并貨期的時候。無論客戶是否有規(guī)定交貨期，均應(yīng)根據(jù)訂單數(shù)量的多少，材料采購進倉的狀況，現(xiàn)有生產(chǎn)部的生產(chǎn)排程，再結(jié)合客戶的交貨期要求，報一個實際的工廠交貨期給客戶。對于急單，能插單則插單，不能插單者，與客戶解釋協(xié)商確定交貨期。
付款方式的審查： 審查的內(nèi)容主要為看客戶的付款方式是否為本廠可以接受的方式。因為工廠上層領(lǐng)導(dǎo)很多時候都規(guī)定有些付款方式不接受。所以，每接到工廠不能接受的付款方式，應(yīng)電話或傳真告知客戶這一付款方式是工廠不能接受的，請修改為工廠可以接受的其它付款方式。對工廠來說，最有利的方式就是信用證。
單價條款的審查： 主要審查訂單的單價是否為對應(yīng)單價條款。因為工廠的單價表中可能有CNF價、FOB價、CM工廠交貨價。不同的單價條款對應(yīng)不同的單價。千萬不能混用，比如把工廠價當(dāng)做CNF價或其它價來用。
包裝要求的審查： 審查客戶的包裝要求工廠是否能夠滿足，客戶提供的包裝資料是否齊全，有無明顯錯誤�？蛻舻陌b資料一般包括內(nèi)包裝、外包裝、標(biāo)簽、包裝說明書。內(nèi)包裝主要有白盒包裝、彩盒包裝、吸塑包裝、折裝等；外包裝主要是印刷嘜頭；標(biāo)簽主要是看客戶規(guī)定哪些地方需貼標(biāo)簽，印刷要求是什么。最麻煩的是內(nèi)包裝的彩盒包裝和吸塑包裝。當(dāng)然，如果彩盒客戶提供菲林，工廠只負責(zé)印刷，那還比較簡單一點，但也要審查菲林尺寸，做出彩盒能否裝下產(chǎn)品。很多時候，客戶對產(chǎn)品的了解不夠工廠那么清楚，會弄錯尺寸，該修改的要修改。吸塑包裝主要存在一個開吸塑模的問題。
交貨方式的審查： 交貨方式主要有空運、海運、陸運、郵寄。如果是量少又較急的貨物，采用空運；如果貨多而不急，一般采用海運。幾種方式中海運的費用相對較便宜；如果出貨到香港，可以采用陸運。所以在接到訂單時，首先要看是費用是由誰支付，客戶支付的話，由客戶決定采用何種交貨方式；如果由工廠承擔(dān)運費，盡量采用海運。如果產(chǎn)品單價所含運費只是海運費，而客戶要求空運時，廠方可以要求客戶承擔(dān)多出部分的費用。
