一、概述

　　書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務信件或公函（business letter or official correspondence）和私人信件（private letter）兩大類。值得注意的是，英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區(qū)別，應特別加以區(qū)分。

　　英語書信通常包括下面幾個組成部分：信端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。

　　1.信端（heading）

　　信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。

　　西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。

　　信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發(fā)出，便于復信和查閱。用一般的信紙寫信時，信端應寫在信紙的右上角，若字數(shù)較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數(shù)較少，可適當多向右移一些，使整個信端的重心落在右上角。

　　信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更為常用。

　　采用并列式時，每行開頭要左對齊；采用斜列式時，每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。

　　例如

　�。�1）并列式

　　16 fuxing street

　　haidian district

　　beijing

　　post code： 100035

　　people‘s republic of china

　　tel： 63211234

　　aug. 20， 2004

　�。�2）斜列式（indented form）

　　16 fuxing street

　　haidian district

　　beijing

　　post code： 100035

　　people‘s republic of china

　　tel： 63211234

　　aug. 20， 2004

　寫信端時，先寫發(fā)信人的地址，地點的名稱按由小到大的順序排列，然后與其它項目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市（縣）名、省（州、邦）名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號碼，比較后一行寫發(fā)信日期。如果寫信人的地址是機關(guān)單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或?qū)�業(yè)組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學校名稱；第四行寫市（縣）、�。ㄖ荩┟�稱；然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發(fā)信日期等項。

　　如果使用標點符號，則在每行末尾加逗號，比較后一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號，但在每行之內(nèi)該用標點符號的地方，仍要用標點。

　　特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之后往往寫有字母或數(shù)字（如new york， 103），表示城市的郵政編碼。

　　關(guān)于發(fā)信日期的寫法，應注意以下幾點：

　�、倌攴輵�完全寫出，不能簡寫。

　　②月份要用英文名稱，不要用數(shù)字代替。

　　③月份名稱多用公認的縮寫式。但may， june， july，因為較短，不可縮寫。

　�、軐懭掌跁r，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞lst， 2nd， 3rd， 4th， 5th，……28th， 29th， 30th， 31lst等。但比較好用基數(shù)詞，簡單明了。

　　日期可有下列幾種寫法：

　�、賝ct. 20， 2004

　�、�10 may.， 2004

　　③3rd june， 2004

　　④sept. 16th， 2004

　　其中，①比較為通用。

　　2.信內(nèi)地址（inside address， introductory address）

　　信內(nèi)地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低于寫信人地址和發(fā)信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行，例如：

　�、俨⒘惺�

　　ms. joanna kerry

　　peking university

　　haidian district， 100871

　　beijing

　　china

　�、谛绷惺�

　　ms. joanna kerry

　　peking university

　　haidian district，100871

　　beijing

　　china

　　3.稱呼（salutation）

　　對收信人的稱呼應自成一行，寫在低于信內(nèi)地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大英語則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關(guān)系而定。

　　給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點：

　�、賹�沒有頭銜的男性一般稱呼mr.。mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應該是：mr.或mr. white，不可是：mr. phil.若稱呼多個男性，則在姓名前用mr.的復數(shù)形式messrs.。對一般以人名為名稱的公司和企業(yè)常用這種稱呼，例如：messrs. black and brothers布萊克兄弟公司。

　　②對女性一般稱呼mrs.，madam或miss.mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前madame此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前mrs.沒有復數(shù)形式。若稱呼多個女性，則在姓名前用mme.的復數(shù)形式mmes.而對以女子名字為名稱的公司、企業(yè)可用mesdames稱呼。miss多用于未婚女子，此詞可縮寫為ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

　�、蹖κ招湃说姆Q呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如professor（縮寫為prof.），doctor（縮寫為dr.），general （縮寫為gen.）。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如prof.（phil）white等。

　�、軐ν夤�函中對收信人的稱呼，可用gentlemen（而不是gentleman），dear sir （s）和my dear sir（s）等。gentlemen之前不能加dear，后面也不能帶姓名。用sirs時，前面常用dear一詞，但也可單獨用sir.若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用madam或其復數(shù)mesdames.

　�、輰ν鈬�高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（dear）sir，（dear）mr. chairman，（dear）mr. premier，（my dear）mr. ambassador，your excellency（復數(shù)為excellencies）。

　�、迣�君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以sir稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用madam稱呼。有時也用your majesty稱呼以表示�？蜌夂妥鹁磞our majesty可兼指男性和女性，其復數(shù)為your majesties.

　　⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（dear）sir或（dear）madam但在正式尊稱時，一般用your highness （復數(shù)為highnesses）。