第七章檔案標(biāo)引

    1、檔案標(biāo)引是指對(duì)檔案的內(nèi)容特征進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。

    2、受控標(biāo)引是指使用統(tǒng)一的規(guī)范化語(yǔ)言進(jìn)行的標(biāo)引。

    3、分散標(biāo)引是把一組檔案中的每一份文件作為一人獨(dú)立的單元，能夠充分提示每份文件的主題內(nèi)容。

    4、概括標(biāo)引，綜合標(biāo)引一般為淺標(biāo)引，分析標(biāo)引、分散標(biāo)引一般為深標(biāo)引等。

    5、網(wǎng)羅度又稱窮章度，是指標(biāo)引中確認(rèn)檔案所有主題的程序。

    6、標(biāo)引網(wǎng)羅度與查全率直接有關(guān)，即網(wǎng)羅度愈大，查全率愈高，但是查準(zhǔn)率會(huì)有所下聊。

    7、每篇文獻(xiàn)標(biāo)引20個(gè)主題題是最佳程度，超過(guò)這個(gè)點(diǎn)，進(jìn)一步增加主題詞，系統(tǒng)的查全率卻無(wú)明顯改善。

    8、標(biāo)引的專指度是檢索標(biāo)識(shí)表達(dá)檔案內(nèi)容的精確程度，也就是與檔案主題概念的內(nèi)涵和外延相符的程度。

    9、標(biāo)引的一致性是指選用表達(dá)檔案主題內(nèi)容所需要標(biāo)引詞的一致程度。

    10、依主題數(shù)量多少來(lái)劃分，只有一個(gè)主題的稱為單主題，有兩個(gè)或兩個(gè)以上并列主題的稱為多主題。

    11、“文摘編制法”中“文摘”由文件類型因素變?yōu)橹黧w因素；又如。“松江省人民政府1952年大事記”，“松江省人民政府”在這里亦作為主體因素。

    12、分類標(biāo)引是按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)將其納入分類表體系的過(guò)程。

    13、在<<中國(guó)檔案分為法>>中，交替類目是用“宜入**”的注釋來(lái)表示的。

    14、使用綜合復(fù)分表進(jìn)，將所用的復(fù)分號(hào)用復(fù)分標(biāo)識(shí)符號(hào)“一”接在主表分類號(hào)之后。

    15、凡在主表中注明“仿**分”的類目，均可仿所指的類目細(xì)分，仿分時(shí)，只要將仿類目的子目號(hào)碼加于需仿分的類號(hào)后即可。

    16、某一檔案的主題在分類表中沒(méi)有相應(yīng)專指的類目可歸，而只得歸入范圍較大的上位類的標(biāo)引方法稱為上位標(biāo)引。

    17、組配標(biāo)引是指擴(kuò)大使用范圍的組配標(biāo)引，是當(dāng)某一檔案在分類表沒(méi)有確切類目時(shí)采用的一種解決辦法。

    18、當(dāng)某一檔案內(nèi)容在分類表中無(wú)類可歸時(shí)，分類人員根據(jù)其職能性質(zhì)，在有關(guān)大類里新增類目暫作安置，這種標(biāo)引技巧可稱為暫定性標(biāo)引。

    19、所謂上位登錄，是指在給現(xiàn)一個(gè)檢索詞或一個(gè)分類號(hào)時(shí)，也同時(shí)組出它的所有各級(jí)上位詞或上位類號(hào)。

    20、檔案界應(yīng)用較早，較普遍的中文分詞方法是部件詞典法。

    多選：

    1、根據(jù)檔案標(biāo)引所使用檢索語(yǔ)言的不同可以分為分類標(biāo)引和主題詞標(biāo)引。

    2、檔案標(biāo)引按使用的標(biāo)引語(yǔ)言可分為自由標(biāo)引和受控標(biāo)引。

    3、檔案標(biāo)引按提供檢索標(biāo)識(shí)的數(shù)量可分為淺度標(biāo)引和深度標(biāo)引。

    4、檔案標(biāo)引按主題分析方法可分為概括標(biāo)引和分析標(biāo)引。

    5、檔案標(biāo)引按標(biāo)引單元分為綜合標(biāo)引和分散標(biāo)引。

    6、檔引步驟要包括主題分析和概念轉(zhuǎn)換兩個(gè)方面。

    7、只有一個(gè)概念因素的稱為單因素主題（又稱單元主題），含有兩個(gè)或兩個(gè)以上概念因素的稱為多因素主題（又稱復(fù)合主題）。

    8、按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)<<文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則>>的規(guī)定，主題因素分為5種。即主體因素\通用因素\位置因素\時(shí)間因素\文件類型因素。\\

    9、復(fù)分法使用規(guī)則是指檔案分法中通用復(fù)分表和專用復(fù)分表的使用規(guī)則。

    10、組配法是指使用下列兩種符號(hào)的主類號(hào)直接組配：并列符號(hào)“”+“關(guān)聯(lián)符號(hào)”：“

    11、分類標(biāo)引技巧包括上位標(biāo)引\組配標(biāo)引\靠類標(biāo)引和暫定性標(biāo)引。

    12、主題詞組配的方式可分為：概念相交\概念限定\概念概括\概念聯(lián)結(jié)。

    13、主題詞組配標(biāo)引的原理是概念的可分析性和可綜合性。

    14、檔案自動(dòng)標(biāo)引有多種形式。從標(biāo)引深試來(lái)分，有：全文主題標(biāo)引和題名主題標(biāo)引；從選用的標(biāo)引詞來(lái)分，有主題詞標(biāo)引和關(guān)鍵詞標(biāo)引。

    15、檔案文獻(xiàn)全文自動(dòng)標(biāo)引的方法主要有單詞標(biāo)引\短語(yǔ)標(biāo)引及語(yǔ)義標(biāo)引三種類型。

    16、單詞標(biāo)引是方法可大致分為基于詞頻統(tǒng)計(jì)的標(biāo)引和概率加權(quán)標(biāo)引兩類。

    17、目前我國(guó)檔案部門(mén)大多采用題名關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引的原因主要有兩個(gè)方面：A是應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助管理的單位大多采用二次文獻(xiàn)檢索的方法B是計(jì)算機(jī)對(duì)自然語(yǔ)言的理解技術(shù)還很不成熟。

    18、標(biāo)引時(shí)可采用以下規(guī)則提高標(biāo)引質(zhì)量：概念組配規(guī)則，最長(zhǎng)組配規(guī)則，特定詞規(guī)則有并列詞規(guī)則。

    簡(jiǎn)述、論述

    一、簡(jiǎn)述標(biāo)引網(wǎng)羅度與查全率和查準(zhǔn)率的關(guān)系？

    答：（1）標(biāo)引的高網(wǎng)羅度在獲得查全率的同時(shí)卻降低了查準(zhǔn)率，這主要有兩個(gè)原因：第一，一份檔案往往涉及許多主題，其中既有主要的，也有次要的。在檢索時(shí)，主要的\次要的主題都可以作為檢索入口。當(dāng)從某一次要主題入手查找檔案時(shí)，結(jié)果可能會(huì)令人失望。可見(jiàn)，在這種情況下，高網(wǎng)羅度將導(dǎo)致檢出不相關(guān)的文獻(xiàn)，降低了查準(zhǔn)率。第二，在標(biāo)引時(shí)確認(rèn)的主題多發(fā)生虛假組配的可能性也就愈大。導(dǎo)致誤檢的可能性也就隨之加大了。

    （2）反之，標(biāo)引的低羅度將導(dǎo)致低查率和高查準(zhǔn)率。

    二、簡(jiǎn)述進(jìn)行主題分析一航可采用以下方法？

    （1）閱讀與理解題名。

    大部分題名能夠正面反映檔案的主題。題名不能直接，準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容主題。一般有下列幾種情況：

    ①題名概念過(guò)窄。

    ②題名概念過(guò)寬。

    ③題名念義模糊。

    ④題名中無(wú)主題含義。⑤題名與原文不符等。

    因此不能把題名作為主題分析的唯一依據(jù)。無(wú)論題名中主題概念是否明確，都應(yīng)瀏覽一下正文。

    （2）閱讀文摘，簡(jiǎn)介\前言\領(lǐng)導(dǎo)人批語(yǔ)等。從中發(fā)現(xiàn)題名主題內(nèi)容。

    （3）瀏覽正文，了解文件的大致內(nèi)空。

    （4）查閱檔案文頭和文尾的載的有關(guān)因素。

    三、簡(jiǎn)述橫梁檔案主題分析的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)？

    答（1）既不要*漏檔案中有參考\檢索價(jià)值的內(nèi)容，又不要將無(wú)參考檢索價(jià)值的內(nèi)容或檔案中根本不存在的東西作為分析的結(jié)果；（2）正確判斷檔案中敘述的重點(diǎn)內(nèi)容；（3）正確表述檔案的內(nèi)容，即形成正確的概念。

    四、簡(jiǎn)述檔案概念轉(zhuǎn)換的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)？

    （1）正確運(yùn)用分類表和主題詞表，選用符合專指性要示的分類號(hào)和主題詞；

    （2）根據(jù)檔案的價(jià)值確定的標(biāo)引深度。

    （3）給出的標(biāo)識(shí)應(yīng)符號(hào)一致性要求。

    五、試述檔案分類標(biāo)引的基本規(guī)則的內(nèi)容？

    答：（1）檔案分類標(biāo)引的依據(jù)，是以國(guó)家機(jī)構(gòu)\社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)。

    （2）檔案分類標(biāo)引應(yīng)依據(jù)<<中國(guó)檔案分類法>>來(lái)進(jìn)行。

    （3）檔案分類標(biāo)引時(shí)，要正確地理解類目涵義和范圍。

    （4）檔案分類標(biāo)引應(yīng)充分考慮實(shí)際的檢索需求和檢索方式，選定適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。

    （5）檔案分類標(biāo)引必須按專指性的要求，分入恰當(dāng)?shù)念惸俊?/p>

    （6）當(dāng)分類表中無(wú)恰當(dāng)?shù)念惸繒r(shí)，可分入范圍較大的類目或相關(guān)的類目。

    （7）檔案分類標(biāo)引應(yīng)保持一致性。

    六、簡(jiǎn)述主題標(biāo)引與分類標(biāo)引的同異？

    答：（1）主題標(biāo)引是將檔案的主題內(nèi)容納入詞表體系的過(guò)程。分類標(biāo)引是按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)將其納入分類表體系的過(guò)程。

    （2）兩者使用不同類型的檢索語(yǔ)言，標(biāo)引方法也有所不同。

    （3）分類標(biāo)引是針對(duì)檔案內(nèi)容的職能分工呈事物性質(zhì)進(jìn)行標(biāo)引，每份檔案歸入所反映的社會(huì)職能分工或事物性質(zhì)的類目。

    （5）主題標(biāo)引是針對(duì)檔案所論及或涉及的事物進(jìn)行標(biāo)引，要求選用確切的檢索詞直接表達(dá)檔案所論或涉及的事物。

    七、簡(jiǎn)述標(biāo)引時(shí)應(yīng)遵守的主題詞標(biāo)引的優(yōu)先順序？

    答：（1）當(dāng)主題詞表中有專指詞時(shí)，必須用專指詞標(biāo)引；

    （2）當(dāng)無(wú)專指詞時(shí)，用采用組配標(biāo)引。

    （3）對(duì)詞表中沒(méi)有專指詞，也不適合組配標(biāo)引的主題概念，可以采用靠詞標(biāo)引。

    （8）對(duì)用上述方法標(biāo)引都不適合的主題，可以進(jìn)行自由標(biāo)引。

    八、簡(jiǎn)述主題詞組配標(biāo)引規(guī)則的內(nèi)容？

    答：（1）組配標(biāo)引應(yīng)是概念組配，而不是字面組配。

    （2）避免用不必要的詞進(jìn)行堆砌。

    （3）避免概念不明確\邏輯不合理，內(nèi)容不科學(xué)的不符合一般思維規(guī)律的組配。

    （4）遵守專指性規(guī)則，不能越級(jí)組配。

    （5）主題詞標(biāo)引的優(yōu)先順序。

    （6）一個(gè)概念可用多種組配方案標(biāo)引時(shí)，應(yīng)使用確切的組配方案。

    （7）有名詞不得用普通主題詞組題表示。

    九、試述計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)與手工檢索系統(tǒng)的差異（不同）？

    （2）一種手工檢索系統(tǒng)一般只提供一種檢索途徑，而一個(gè)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)則相當(dāng)于多種手工檢索系統(tǒng)。

    （3）各種手工檢索系統(tǒng)的條目格式各不相同。而在計(jì)算機(jī)檢索數(shù)庫(kù)中，對(duì)一份檔案只需編制一條詳細(xì)記錄。

    （4）每種手工檢索系統(tǒng)都有與其他檢索系統(tǒng)不同的排序方法，輸出時(shí)可采用多種排序方法。

    （5）手工檢索系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中條目的結(jié)構(gòu)及及識(shí)別每個(gè)著錄項(xiàng)目所用的標(biāo)識(shí)符號(hào)不同。

    （6）計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)采用磁性載體，必須利用計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行檢索。

    （7）計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)可以按需要輸出各種各樣的目錄。

    十、簡(jiǎn)述題名關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引應(yīng)注意的問(wèn)題？

    答：（1）題名必須準(zhǔn)確地反映檔案文獻(xiàn)的主題內(nèi)容。

    （2）要建立或選用一個(gè)高質(zhì)量的詞典庫(kù)，其中的詞應(yīng)具有相當(dāng)?shù)目捎眯診包含性和通用性。

    （3）建立同義詞詞典。

    它可以把相同含義不同形式的關(guān)鍵詞連接在一起檢索，還可以在一定程序上對(duì)關(guān)鍵詞加以規(guī)范。

    十一、試述影響檔案自動(dòng)標(biāo)引質(zhì)量的主要原因有哪些？如何提高自動(dòng)標(biāo)引的質(zhì)量？

    答：（1）原因：①我國(guó)目前主要采用的是題名關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引，但不少文件，案卷題名不能準(zhǔn)確揭示其內(nèi)容主題，從而失去了自動(dòng)抽詞的基本前提。

    ②我國(guó)目前的關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引還處于形式標(biāo)引階段，各種自動(dòng)技術(shù)也還不夠成熟。

    ③自動(dòng)標(biāo)引用的詞典庫(kù)質(zhì)量還不高。

    （2）對(duì)自動(dòng)化標(biāo)引的質(zhì)量控制方法主要有以下幾個(gè)方面：

    （8）選擇性能較好，與本單位檔案實(shí)際相適應(yīng)的自動(dòng)標(biāo)引軟件。

    （9）加強(qiáng)審校工作，并形成制度，未經(jīng)審校的自動(dòng)標(biāo)引結(jié)果不能存入數(shù)據(jù)庫(kù)。主題詞標(biāo)引審校的內(nèi)容大致有：1）主題分析是否準(zhǔn)確。2）選詞是否得當(dāng)。3）標(biāo)引深度是否得當(dāng)。

    ③根據(jù)需要調(diào)整標(biāo)引軟件，使之更具適用性。