2011年國際商務師考試重點外語輔導59
來源：育路教育網(wǎng)發(fā)布時間：2011-02-12 09:28:38
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商務信函書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯(lián)絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。值得注意的是，英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區(qū)別，應特別加以區(qū)分。英語書信通常包括下面幾個組成部分：信端、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。
1、商務信函信端（Heading）
信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。 西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。 信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發(fā)出，便于復信和查閱。用一般的信紙寫信時，信端應寫在信紙的右上角，若字數(shù)較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數(shù)較少，可適當多向右移一些，使整個信端的重心落在右上角。
商務信函信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更為常用。采用并列式時，每行開頭要左對齊；采用斜列式時，每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。例如：
（1）并列式
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code： 100035People‘s Republic of China
Tel： 63211234
Aug. 20. 2004
�。�2）斜列式（Indented Form）
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code： 100035
People‘s Republic of China
Tel： 63211234
Aug. 20. 2004
寫信端時，先寫發(fā)信人的地址，地點的名稱按由小到大的順序排列，然后是其它項目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市（縣）名、�。ㄖ�、邦）名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號碼，最后一行寫發(fā)信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或專業(yè)組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學校名稱；第四行寫市（縣）、省（州）名稱；然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發(fā)信日期等項。
如果使用標點符號，則在每行末尾加逗號，最后一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號，但在每行之內該用標點符號的地方，仍要用標點。特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之后往往寫有字母或數(shù)字（如 New York， 103），表示城市的郵政編碼。
關于發(fā)信日期的寫法，應注意以下幾點：
�、倌攴輵耆珜懗觯荒芎唽�。
②月份要用英文名稱，不要用數(shù)字代替。
③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May， June， July， 因為較短，不可縮寫。
�、軐懭掌跁r，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞 lst， 2nd， 3rd， 4th， 5th， ……28th， 29th， 30th， 31lst等。但最好用基數(shù)詞，簡單明了。
日期可有下列幾種寫法：
�、� Oct. 20. 2004
② 10 May.， 2004
③ 3rd June， 2004
④ Sept. 16th， 2004
其中，①最為通用。
2、商務信函信內地址（Inside Address， Introductory Address）
信內地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低于寫信人地址和發(fā)信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行，例如：
�、俨⒘惺�
Ms. Joanna Kerry
Peking University
Haidian District， 100871
Beijing
China
②斜列式
Ms. Joanna Kerry
Peking University
Haidian District，100871
Beijing
China
3.商務信函稱呼（Salutation）
對收信人的稱呼應自成一行，寫在低于信內地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大英語則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關系而定。給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點：
�、賹]有頭銜的男性一般稱呼 Mr. .Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應該是：Mr. 或 Mr. White， 不可是：Mr. Phil.若稱呼多個男性，則在姓名前用 Mr. 的復數(shù)形式 Messrs. .對一般以人名為名稱的公司和企業(yè)常用這種稱呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布萊克兄弟公司。
�、趯ε砸话惴Q呼 Mrs.， Madam 或 Miss.Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 沒有復數(shù)形式。若稱呼多個女性，則在姓名前用 Mme. 的復數(shù)形式 Mmes. 而對以女子名字為名稱的公司、企業(yè)可用 Mesdames 稱呼。 Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫為 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。
③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor （縮寫為 Prof.），Doctor （縮寫為 Dr.）， General （縮寫為 Gen.） .這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。
�、軐ν夤袑κ招湃说姆Q呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir （s）和 My dear Sir（s）等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能帶姓名。用 Sirs 時，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨用 Sir.若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用 Madam 或其復數(shù) Mesdames.
�、輰ν鈬呒壒賳T的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （復數(shù)為 Excellencies）。
�、迣髦茋业膰鹾突实鄣饶行跃鳎梢� Sir 稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示�？蜌夂妥鹁碮our Majesty 可兼指男性和女性，其復數(shù)為 Your Majesties.
�、邔ν跏页蓡T，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時，一般用 Your Highness （復數(shù)為 Highnesses）。
