公文中不同類型文書的作用各有側(cè)重。但總的來說，作為實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要工具，公文具有下列重要的作用。

　　一、明法傳令，指揮工作

　　公文的許多文種，不同程度地規(guī)定了有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和單位的辦事準(zhǔn)則和行為規(guī)范。特別是各級黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的指揮指導(dǎo)性公文、法規(guī)規(guī)章、規(guī)章制度、計(jì)劃決策類文書，常常是發(fā)布法律、法規(guī)和規(guī)章，傳達(dá)黨和國家的方針、政策，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖、決策，實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)管理職能，布置、指揮、指導(dǎo)工作的載體，具有申明法度、傳達(dá)政令、指揮、指導(dǎo)工作的作用。

　　二、聯(lián)系公務(wù)，溝通信息

　　機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位聯(lián)系公務(wù)、溝通信息有多種渠道，但公文是其中重要的、主要的渠道。無論是同一系統(tǒng)的，或者是不同系統(tǒng)的各級各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位，都經(jīng)常利用公文與上下左右互相聯(lián)系有關(guān)事宜，商洽工作，協(xié)同處理問題。離開了公文，上下左右就無法更好協(xié)調(diào)，工作就不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)。而在信息工作越來越重要的當(dāng)今社會，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位常憑借它互通情況，交流經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，促進(jìn)工作開展;憑借它向領(lǐng)導(dǎo)、向上級反映民情、社會動態(tài)和其他重要情況，使下情上達(dá)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。

　　三、宣傳教育，引導(dǎo)輿論

　　機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位常常利用下行公文、會議報(bào)告、專題講話等公文，宣傳形勢，宣講政策，提出任務(wù)，以動員群眾，提高認(rèn)識，統(tǒng)一思想，推動工作。常常把它作為重要的、特殊的輿論工具，憑借公文特有的權(quán)威性和上下左右通達(dá)的傳播渠道，正確引導(dǎo)輿論。同時(shí)，也通過公務(wù)信息、調(diào)查報(bào)告、信訪摘報(bào)、信訪分析報(bào)告、議案、提案等公文，對各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的工作進(jìn)行輿論監(jiān)督，促使機(jī)關(guān)工作高效、廉潔地進(jìn)行。

　　黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)常在報(bào)刊上發(fā)布一些重要文件，或者迅速地、直接地向基層群眾傳達(dá)一些重要文件，都是為了達(dá)到上述目的。

　　四、記錄記載，以為憑據(jù)

　　公文常常是領(lǐng)導(dǎo)意圖、決策的載體，因而它往往是執(zhí)行公務(wù)、安排工作、解決問題、辦文辦事的依據(jù)。例如，憑借上級的政策性通知，下級就明確該怎樣去實(shí)施;依據(jù)一份請示，丘級機(jī)關(guān)就會作出相應(yīng)的批復(fù);雙方簽訂了經(jīng)濟(jì)合同，就會據(jù)此明確各自的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任;一份資歷證明，本身就是一種具有直接效力的憑證。

　　公文又總是公務(wù)活動的真實(shí)記錄和單位工作的歷史見證。不少公文在其現(xiàn)實(shí)效用消失后，仍具有歷史效用、檔案效用。