六、公文筐作業(yè)

    公文筐作業(yè)，又叫公文處理測(cè)驗(yàn)，通常用于管理人員的選拔，是一種考查授權(quán)、計(jì)劃、組織、控制和判斷等能力素質(zhì)的測(cè)評(píng)方式。一般做法是讓考生在限定時(shí)間（通常為1～3小時(shí)）內(nèi)處理事務(wù)記錄、函電、報(bào)告、聲明、請(qǐng)示及有關(guān)材料等文件，內(nèi)容涉及人事、資金、財(cái)務(wù)、工作程序等方面。一般只給日歷、背景介紹、測(cè)驗(yàn)提示和紙筆，考生在沒(méi)有旁人協(xié)助的情況下回復(fù)函電，擬寫(xiě)指示，作出決定，以及安排會(huì)議。評(píng)分除了看書(shū)面結(jié)果外，還要求考生對(duì)其問(wèn)題處理方式做出解釋?zhuān)�根�?jù)其思維過(guò)程予以評(píng)分。

    1.需要說(shuō)明的事項(xiàng)：

    （1）公文筐作業(yè)的適用對(duì)象為中、高級(jí)管理人員。由于它的測(cè)驗(yàn)時(shí)間比較長(zhǎng)（一般約為兩個(gè)小時(shí)），因此它常作為選拔和考核的最后一環(huán)使用。

    （2）公文筐作業(yè)從以下兩個(gè)角度對(duì)管理人員進(jìn)行測(cè)查，一為技能角度，主要考察管理者的計(jì)劃、預(yù)測(cè)、決策和溝通能力。一為業(yè)務(wù)角度，公文筐的材料涉及財(cái)務(wù)、人事、行政、市場(chǎng)等多方面業(yè)務(wù)，它要求管理者具有多方面管理能力。包括對(duì)人、財(cái)、物流程的控制等。

    （3）公文筐作業(yè)對(duì)評(píng)分者的要求較高，它要求評(píng)分者了解測(cè)驗(yàn)的內(nèi)容，通曉每份材料之間的內(nèi)部聯(lián)系，對(duì)每個(gè)可能的答案了如指掌。

    公文筐測(cè)驗(yàn)在實(shí)施中有兩個(gè)缺點(diǎn)：一是評(píng)分比較困難。一個(gè)文件的處理，除了個(gè)人素質(zhì)的原因外，機(jī)構(gòu)、氛圍、管理觀念等不同的組織，具有不同的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。顯然政府機(jī)關(guān)與公司企業(yè)對(duì)有關(guān)文件的處理是大相徑庭的。在我國(guó)，從事實(shí)際工作的人們往往缺乏對(duì)招聘單位管理經(jīng)營(yíng)狀況的深入了解，因而文件如何處理才能充分表明應(yīng)試者具備招聘職位所需素質(zhì)，專(zhuān)業(yè)人員與實(shí)際工作者往往存在理解上的差異。因此，評(píng)分不容易把握。二是不夠經(jīng)濟(jì)。測(cè)驗(yàn)的設(shè)計(jì)、實(shí)施和評(píng)分都需要較長(zhǎng)的時(shí)間，投入的精力和費(fèi)用比較大。

    2.公文筐測(cè)驗(yàn)的實(shí)施程序

    公文筐測(cè)驗(yàn)可以集體施測(cè)，實(shí)施過(guò)程分準(zhǔn)備、測(cè)試和評(píng)分三個(gè)步驟。

    （1）準(zhǔn)備

    主要指測(cè)驗(yàn)材料和測(cè)試場(chǎng)所的準(zhǔn)備。給每個(gè)應(yīng)試者的測(cè)驗(yàn)材料事前要編上序號(hào)，答卷紙也要有相應(yīng)序號(hào)，實(shí)施前要注意清點(diǎn)核對(duì)。答卷紙主要由三部分內(nèi)容構(gòu)成：一是應(yīng)試者姓名（或編號(hào)）、應(yīng)聘單位和職位、文件序號(hào)等，二是處理意見(jiàn)（或處理措施）、簽名及處理時(shí)間，三是處理的理由。文件序號(hào)只是文件的標(biāo)識(shí)順序，不代表處理的順序，應(yīng)允許應(yīng)試者根據(jù)輕重緩急調(diào)整順序，但給所有應(yīng)試者的文件順序必須相同，以示公正。測(cè)試的場(chǎng)所要求比較寬敞、安靜，每個(gè)人一桌一椅，相互之間無(wú)干擾。為了保密，最好所有應(yīng)試者在同一時(shí)間完成。如果文件內(nèi)容涉及到招聘單位內(nèi)部的一些情況，測(cè)試前應(yīng)對(duì)所有應(yīng)試者提供培訓(xùn)，介紹相關(guān)情況，縮小內(nèi)部應(yīng)試者和外部應(yīng)試者對(duì)職位熟悉程度的差別。

    （2）測(cè)試

    主試要對(duì)測(cè)驗(yàn)要求作一簡(jiǎn)單介紹，說(shuō)明注意事項(xiàng)。然后發(fā)給應(yīng)試者測(cè)試指導(dǎo)語(yǔ)和答卷紙，回答應(yīng)試者的提問(wèn)，當(dāng)應(yīng)試者覺(jué)得沒(méi)有問(wèn)題后再發(fā)測(cè)試用的文件。應(yīng)試者人數(shù)比較少時(shí)，也可以一次將材料發(fā)給應(yīng)試者，但要求應(yīng)試者嚴(yán)格遵從主試的要求，先看指導(dǎo)語(yǔ)再看文件。測(cè)試指導(dǎo)語(yǔ)是測(cè)試情境、應(yīng)試者扮演的角色、應(yīng)試者任務(wù)和測(cè)試要求的說(shuō)明，必須明確、具體，一目了然。有時(shí)在初級(jí)人員的公文筐測(cè)驗(yàn)中，發(fā)給應(yīng)試者指導(dǎo)語(yǔ)后，讓?xiě)?yīng)試者完成一個(gè)指導(dǎo)語(yǔ)的測(cè)驗(yàn)，促使應(yīng)試者熟悉理解指導(dǎo)語(yǔ)，這在文化水平低的群體中有時(shí)十分有用。在應(yīng)試者正式進(jìn)入文件處理后，一般不允許應(yīng)試者提問(wèn)，除非是測(cè)驗(yàn)材料本身有問(wèn)題。

    （3）評(píng)分

    應(yīng)該在考生做完后立即進(jìn)行，特別是有質(zhì)詢(xún)考生的設(shè)計(jì)時(shí)，更應(yīng)該如此。為求客觀，可將考生編號(hào)，由一個(gè)人將考生的處理意見(jiàn)和處理理由念給所有評(píng)分者聽(tīng)，由各位評(píng)分者獨(dú)立評(píng)分。評(píng)分時(shí)，可按序號(hào)逐一評(píng)定，也可按文件內(nèi)容分類(lèi)評(píng)定。前一種辦法可以對(duì)考生的素質(zhì)形成整體印象，后一種辦法容易達(dá)成評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的一致性。