工作分析參與人的角色探討
來源：發(fā)布時間：2008-02-05
由于工作分析指對組織中的工作崗位進行分析，并制定工作說明書和崗位規(guī)范，在組織中涉及的范圍較廣。在進行工作分析時，需要得到組織中諸多層次的群體支持與配合，包括組織內(nèi)高層管理人員、中層管理人員，以及工作分析的對象及其同事、主管、工作分析員和工作分析顧問。那么，他們在工作分析中各自的角色是什么呢？
組織高層管理者的角色
第一，根據(jù)組織發(fā)展的狀況，提出工作分析的必要性，并在組織內(nèi)發(fā)起工作分析。在實踐過程中，組織最高層領導參與與否以及參與的態(tài)度，是決定工作分析成敗的關鍵。最高管理成員對工作分析的態(tài)度將直接影響到其他人員對工作分析過程的態(tài)度和配合難度。最高管理層對工作分析的需要程度與認識，也決定著工作分析過程的發(fā)展。
第二，發(fā)布政策陳述、指示和進行其他溝通，向組織內(nèi)傳遞有關信息，倡導工作分析過程。工作分析的過程需要組織內(nèi)高層管理者的直接倡導，其倡導程度與執(zhí)行的決心也直接影響工作分析的進展和結果。例如，由人力資源部倡導和發(fā)起的工作分析過程與由總經(jīng)理直接倡導和發(fā)起的工作分析過程，對其他部門的管理人員、工作人員的配合度的影響是完全不同的。最高層管理者所直接倡導和關注下的工作分析，將受到組織內(nèi)絕大多數(shù)成員的重視，從而獲得更好的工作合作性。
第三，為執(zhí)行工作分析的多方面工作授權，在組織內(nèi)安排相應的工作人員以協(xié)調、組織工作分析過程。如前所述，工作分析的過程需要人力、物力、時間，工作過程中經(jīng)常與需要分析的崗位任職者的工作安排有沖突。因而，需要事先決定工作分析的重要程度，在組織內(nèi)選派有影響力、有權力的管理人員協(xié)調工作中可能出現(xiàn)的問題，組織、安排工作分析的過程。
第四，為實施計劃建立時間框架，為工作分析過程明確時間要求。工作分析的過程最好能在一段持續(xù)的時間內(nèi)完成，并能盡快產(chǎn)生一定的成果，以便工作分析的結果能在實際工作中得到應用；否則，可能在組織中產(chǎn)生不利的影響。同時，工作分析的過程也需要有計劃地進行，因此，需要在真正的工作開始前制定工作分析的進程和階段性的工作要求。
第五，工作分析中，有可能發(fā)現(xiàn)一些平時難以解決的問題，或者出于工作分析的進程與工作需要進行協(xié)調。高層管理人員需要密切注視工作分析的全過程，并解決在工作分析過程中可能出現(xiàn)的各種沖突。
組織高層管理者的角色，還應包括為工作分析過程提供持續(xù)的支持，包括有形的和無形的支持。作為工作分析結果的驗收者，任命他人或親自進行審核，使工作分析的結果與實際工作需要相結合。
直線管理人員的角色
直線主管不但管理員工完成工作，而且在工作任務增減中扮演著重要角色。主管最終還要接受工作分析的成果，如工作描述和工作說明書，他們的參與能夠提高工作分析質量。實際上，直線主管通過了解工作要求，可以作出明智的雇傭決策，如果直線主管不了解某一工作需要完成哪些任務、以及完成這些任務需要具備怎樣的技能，就很難招聘到合適的人員。
第一，在需要的情況下，協(xié)助人力資源專家實施工作分析計劃。在實際工作中，中層管理人員對各工作崗位最了解，一般也是工作分析結果最直接的使用者，因此中層管理人員最容易接受工作分析，也有能力承擔工作分析的部分工作。
第二，在必要的情況下參加工作分析，為工作分析提供相關的信息。工作分析經(jīng)常涉及中層管理人員在組織工作中的職責、角色，因此中層管理人員也是工作分析的對象，也需要按工作分析的要求接受信息調查，向分析人員提供有關崗位的工作信息。
第三，與涉及工作分析的員工溝通，增強員工對工作分析過程的認可度。工作分析的過程中，選擇的信息來源是工作分析成功的重要因素，為了保證工作分析信息的準確、有效，需要中層管理人員選擇勝任工作崗位、具備一定表達能力、能配合分析人員工作的員工接受工作人員的調查。
中層管理人員對所負責范圍的工作崗位的信息較為熟悉，在工作分析完成后也可能直接應用崗位分析的結果。因此，需要審核和認可工作分析過程中有關工作崗位的職責、任務、工作內(nèi)容、活動及工作流程的初期結果。
專業(yè)工作分析者的角色
有些工作分析的方法需要專業(yè)的工作分析者來提供。當然，也可以對直線主管和任職者進行培訓，讓他們擔當專業(yè)的工作分析者。但是，通常情況下，都是由外部的咨詢顧問或是公司人力資源部門的專業(yè)人員擔當這一角色。工作分析者是具有良好訓練、從事和指導工作分析的人員，通常是專家，是獨立工作的，既不是經(jīng)理也不是工作任職者，而是“圈外人士”。
第一，作為工作分析的承擔者，其首要任務，是根據(jù)工作分析的目的和預期結果，開發(fā)信息收集方法，以最有效的方法獲得所需信息。
第二，在調查階段中收集數(shù)據(jù)、信息，分析所獲結果。一個訓練有素的工作分析人員，往往在工作分析中能敏銳地發(fā)現(xiàn)各種細小的問題，能通過有效的方式全面收集工作分析所需的信息，確保工作信息的分析過程順利進行。
第三，根據(jù)實際工作的進展，遇到問題時需要工作人員能從人力資源專業(yè)人士的角度研究和開發(fā)可達目的的因素，提供解決問題的方案。
至于根據(jù)信息收集過程和信息分析過程的結果，準備或參加工作說明書等工作分析結果文件的編制，也是專業(yè)工作分析者的角色。
工作人員一般是以團隊或工作委員會的形式工作，在團隊中，工作分析人員應該能做到相互溝通、交流，以監(jiān)督或協(xié)調工作委員會的工作。
由于在工作分析過程中充分了解了各方面的資料，并能從專業(yè)的角度解釋工作分析的結果，工作分析者在需要時應能參與工會談判，向工會解釋員工對工作分析的過程和結果中產(chǎn)生的有關問題。
從以上的分析知道，專業(yè)工作分析者能夠觀察到，許多處于不同工作地點的不同任職者，在不同主管的管理下工作時的信息。專業(yè)的工作分析者還能夠閱讀各種相關的組織文檔與技術資料。因此，他們可以從這些非直接的二手資料中獲取非常重要的信息。還有，專業(yè)的工作分析者會比較全面地考慮到與之有關的各種法律問題。但是，盡管在實踐中有許多優(yōu)勢，也還存在一些局限性。
第一，在經(jīng)理和任職者的心目中，可能認為工作分析者是外人，從而對分析者的知識、能力和可靠性產(chǎn)生疑慮。
第二，工作分析者實際上也可能缺乏具體的工作知識，尤其是在工作類型很多的組織中，他們很難了解某一職務的方方面面。同時，在確定某一職務究竟應該包括哪些任務或活動時，他們常常會高度依賴自己的思維定式，通常是基于職務的頭銜，而不是充分考慮各種可能的信息之后做出決定。
第三，雇傭工作分析者（內(nèi)部員工或者是外部專家）也是比較昂貴的。
這里特別提出，工作分析外部顧問的角色，一是為管理層提出工作分析的建議、崗位分析的計劃、審核和檢查工作流程；二是與工作分析人員一起工作或在數(shù)據(jù)收集和分析、編制工作說明書、符合法律需要、建立系統(tǒng)的工作程序等方面提出建議；三是參與工資、薪酬管理的其他開發(fā)階段工作(工作評價等)；四是監(jiān)控工作分析的全過程，使之能按預定計劃進行。
直接任職者的角色
職務的任職者，就是擔任現(xiàn)在職務的人，有著與工作有關的最直接的知識。由于工作任職者最大的一個優(yōu)點是他們熟悉工作任務和工作環(huán)境，而且也容易接受工作分析過程，通常通過接受面談或是調查問卷，做出回答并且也愿意參與到工作分析中去。
第一，參加數(shù)據(jù)收集（如填寫調查問卷、參與工作分析面談）。當向員工清楚地解釋工作分析的目的和要求后，需要員工在工作分析的過程中給予配合，如及時、按要求填寫調查問卷、配合訪談過程，向工作分析人員提供其他可能的信息等。
【糾錯】
